Spendenbescheinigungen

Wie erstelle ich Spendenbescheinigungen mit Webling?

Jede Spende und jeder Mitgliederbeitrag wird als Spende gezählt. Mitgliederbeiträge haben den Debitor 1101 und Spenden 1102.

Wo? Webling -> Buchhaltung -> Rechnungen

1. Mitglieder mit nur einer Spende/Rechnung

1. Filtern, dass Status "bezahlt" und "Teilweise bezahlt" angezeigt werden
   
   

   

2. Filtern nach Debitorenkonto: Konto "1100 Debitoren" anzeigen lassen und prüfen, dass nicht versehentlich Spenden dabei sind, falls doch, Konto anpassen. Filter wieder löschen und weiter mit Punkt 3.
3. Filtern nach Debitorenkonto, "1101" und "1102" anzeigen lassen, indem Debitorenkonto nach mittels Begriff "Spenden" 
   
4. Sortieren, dann Filtern nach Gruppe Einzelmitglied (Achtung, falls es Gruppe "Austritte" hat, von Hand später verdanken)
5. Alphabetisch sortieren bei Spalte Mitglied
6. Export mit "Beiträge summiert pro Mitglied"

   

7. Im Export-Excel sortieren nach "Anzahl Rechnungen" und alle farbig markieren, die mehr als eine Rechnung haben.
8. Im Webling alle gefilterten markieren und diejenigen "entmarkieren", die mehrere Rechnungen haben. (Entweder durch Abgleich mit Excel oder durch Namendoppel in der Webling-Liste). Siehe folgendes Beispiel:
9. Die restlichen erhalten via "Versenden", "E-Mail mit Rechnung" eine Mail mit Spendenbescheinigung als pdf-Anhang (Vorlagen existieren).
   

2. Spender*innen, die nicht Mitglied sind

1. wie oben
   
2. wie oben
   
3. wie oben
4. Gruppe Spender*innen auswählen
   • Falls sich bei diesem Schritt Personen finden, die in beiden Gruppen sind: Sie sollten nur bei den Einzelmitgliedern gelistet sein (sofern kein Austrittsdatum vorhanden ist): Bereinigen!
5. Sortieren nach Mitglied (also Namen) um auf Doppel zu checken (falls es Doppel gibt, diese der Liste im Excel aus Schritt 1.7. zufügen)
6. etwaige Doppel entmarkieren
7. Die restlichen erhalten via "Versenden", "E-Mail mit Rechnung" eine Mail mit Spendenbescheinigung als pdf-Anhang (Vorlagen existieren).

3. Mitglieder mit mehreren Spenden

1. Im Webling zu Mitglieder und links unten im Menü Datenfelder bearbeiten auswählen
2. Neues Datenfeld erstellen --> "Zahl / Betrag"
3. 

   

4. Das Feld "Summe [Vorjahr]" benennen. Das andere Feld "Summe [Vor-Vorjahr]" löschen.
5. Anhand der Tabelle aus 1.7. bei den farbig markierten Menschen die Summe ins Feld eintragen
6. Unter Buchhaltung -> Rechnungen das Feld Summe [Vorjahr] einblenden 

   

7. Nach Summe [Vorjahr] sortieren
8. Alle, die einen Betrag haben einmal auswählen (sie werden doppelt angezeigt!)
9. Analog zu 1.9. und 2.7. via Versenden Email mit Rechnung die Spendenbescheinigungen aus Vorlage erstellen, ACHTUNG: Der Platzhalter im pdf heisst für diese Menschen "Summe [Vorjahr]".